Cum să minimizăm ca manageri riscul de Covid-19 pentru angajaţii care oferă servicii/produse vitale

Am scris în blogul meu anterior despre faptul că a schimba modul de lucru spre a lucra online de acasă este o decizie de afaceri excelentă, aliniată valorilor companiilor de a avea grijă de oamenii lor. Chiar mai mult, este o decizie naturală umană! 

Dar ce facem cu sectoarele în care semenii noştri trebuie să se prezinte la locul de muncă în mod fizic pentru a îşi servi clienţii? Nu mă refer aici la activităţi care nu sunt esenţiale şi care pot fi amânate temporar: servicii de cosmetică, librării etc.

Mă refer la activităţile vitale: magazine alimentare şi supermarket-uri, farmacii, spitale, întregul lanţ de aprovizionare cu alimente, medicamente şi alte produse sanitare urgente, transportul obiectelor urgente, agricultură. 

Acești oameni se asigură că avem mâncare pe masă și servicii de sănătate / asistență atunci când avem nevoie cel mai mult de ele. Ei continuă să pompeze sânge în sistemul societății noastre şi sunt eroii acestor zile pentru că: 

• Ei sunt cei mai expuşi: nu doar că sunt nevoiţi să iasă din casă, dar prin natura activităţii, sunt obligaţi să interacţioneze cu un număr ridicat de oameni.

• Incapacitatea lor de a lucra chiar şi pe perioade scurte poate crea blocaje uriașe care afecteză un număr mare de oameni.

• Ei sunt cei mai predispuşi să transmită Covid-19: o persoană într-un astfel de rol poate transmite la zeci, poate sute de oameni.

 Având in vedere rolul atât de critic şi totuşi vulnerabil al acestor oameni, coordonarea lor corespunzătoare este o responsabilitate crucială. Întrebarea cheie este: cum putem minimiza riscul de Covid-19 pentru ei?

Soluţia: management adaptabil

Ne aflăm în faţa unor adevăruri de management simple şi evidente: 

1. Ceea ce a funcționat înainte nu mai este suficient de bun azi.

2. Este responsabilitatea managerilor să gândescă şi să asigure un sistem adaptabil adecvat care are ca prioritate siguranţa umană.

3. Suntem în miljlocul unui proces de învăţare şi acest sistem trebuie analizat şi adaptat săptămânal sau chiar zilnic. Au apus zilele în care un proces era definit şi urmat câţiva ani la rând.

Din experienţa mea în coordonarea echipelor ce lucrează în medii foarte dinamice, propun următoarele strategii practice şi care pot fi implementate rapid: 

1. Distribuirea întregului personal în echipe autonome, independente, care nu se întâlnesc niciodată fizic. Fiecare echipă are numărul minim de persoane necesare pentru îndeplinirea tuturor sarcinilor. Scopul este de a avea cât mai multe echipe, deoarece planul de urgență este următorul: dacă un membru al echipei prezintă simptome, întreaga echipă intră în auto-izolare. Partea bună este că restul echipelor continuă fără alte provocări.

   Notă:

   Poate fi tentant, în numele eficienței, ca în situaţia în care un membru al echipei prezintă simptome, să fie izolat doar acel membru al echipei iar restul echipei să se alăture altei echipe. Acestă abordare oferă un câștig pe termen scurt şi prezintă în schimb un risc major pe termen lung. Deci trebuie evitat!

2. Coordonarea unor astfel de echipe trebuie realizată complet online: un manager care întâlneşte toate echipele reprezintă o vulnerabilitate ridicată a sistemului, creând potențialul ca întregul personal să fie infectat.

3. Toți membrii echipei sunt dotaţi cu echipamente de protecție: măști pentru față, mănuși etc. Dacă acestea nu sunt ușor accesibile, cel mai bun echipament posibil este mai bun decât nimic. Totuşi, există un minim necesar iar dacă acesta nu poate fi asigurat probabil decizia corectă este reducerea sau închiderea activităţii.

   De exemplu, vânzătorii de la magazinele alimentare trebuie să poarte mască şi mănuși. În plus, ar fi benefic ca toţi clienţii să poarte mască şi să fie dezinfectaţi pe mâini înainte de interacţiunea cu personalul.

4. Reducerea timpului de lucru pentru a oferi suficient timp liber pentru odihnă și recuperare. Acest lucru poate fi realizat prin:

   • O abordare de tip PULL a serviciilor cerute de clienți prin crearea unui sistem pentru programarea cererilor. În cazul în care nu există suficiente cerințe ale clienților, angajații nu ar trebui să fie solicitați să vină la locul de muncă și să se expună la riscuri inutile.

   • Prioritizarea serviciilor solicitate: tratarea exclusivă a solicitărilor esențiale sau urgente.

   • Eliminarea salariului bazat pe oră (40 de ore / săptămână) şi înlociurea sa cu un sistem în care angajaţii simt că sunt susţinuţi în aceste momente dificile.

5. Alocarea explicită de timp de lucru pentru curățarea locului de muncă: este recomandat să existe o sesiune de curățenie şi dezinfectare înainte de începerea turei de lucru și la sfârșitul schimbului de lucru. Chiar dacă va exista duplicare de fiecare dată, aceasta reduce numărul de zone/obiecte care nu au fost curățate de persoana/echipa anterioară.

   Este benefic să se elaboreze o listă de obiecte care trebuiesc curățate: comutatoare de lumină, mânere, toalete, balustrade etc. Această listă poate fi făcută electronic şi fiecare echipă bifează ceea ce a curăţat. Desigur, o cerință necesară în acest sens este de a pune la dispoziţie suficiente materiale de curățare şi dezinfectare.

6. Înlocuirea instrumentelor fizice cu instrumente digitale acolo unde este posibil. De exemplu, înlocuirea notelor de hârtie cu documente electronice. Transferul unor astfel de obiecte fizice între echipe crește semnificativ riscul de transmitere Covid-19 de la o echipă la alta.

7. Ședințe de instruire frecvente pentru îmbunătățirea regulilor stricte de igienă personală:

• după intrarea în casă, evitați contactul cu membrii familiei până când faceți un duș

• spălați imediat hainele sau izolați-le până la spălare

• măsuri preventive ca băuturi calde și inhalare aburi

• spălarea cu săpun a cheilor care sunt aduse în casă, curățarea imediată a telefonului etc.

Aceste măsuri trebuiesc reamintite constant și, de asemenea, trebuiesc actualizate cu cele mai recente date.

Toate organizaţiile sunt unice şi acţiunile trebuiesc adaptate fiecărui contextul. Este momentul în care managerii trebuie să susţină în mod pro-activ personalul pentru propunerea, implementarea şi îmbunătăţirea permanentă a aceste noi norme excepţionale de protecţie a muncii. Nu este deloc uşor să determini urgent aceste schimbări ca manager şi să construieşti mediul necesar unui proces de învăţare colectivă rapidă. În plus, să faci acest lucru online aduce noi provocări.

De aceea, am hotărât să susţin managerii care caută soluţii, oferind servicii personalizate de consultanţă pe management adaptabil (Agile Management). Dacă acţiunile sunt parte a unui program de voluntariat, ONG etc., atunci cu mare drag mă voi alătura cauzei şi voi oferi orele de consultanţă ca voluntariat. Nu ezitaţi să mă contactaţi pentru mai multe informaţii!

Protejarea oamenilor este prioritară şi se va solicita de acum înainte atenţia, energia şi creativitatea managerilor. Impactul neglijării siguranţei acestor persoane cheie în acele zile poate avea consecințe uriașe: pentru afacere, pentru ei înșiși, pentru familiile lor, pentru comunitatea în care trăiesc și pentru toţi clienții pe care îi servesc.

Trăim timpuri în care avem nevoie imensă de lideri competenţi, prezenţi, curajoşi şi calmi, care pot face faţă cu succes reponsabilităţii pe care o au pentru siguranţa, sănătatea şi chiar viaţa oamenilor!